RedOne
Event Céges rendezvényszervezés, stresszmentesen

A kisebb vezetői workshopoktól a több száz fős konferenciákig különböző vállalati események megvalósításában segítünk. Szervezünk csapatépítőket, szakmai napokat, partner- és ügyféltalálkozókat, karácsonyi partikat, évzárókat, jubileumi rendezvényeket, termékbemutatókat és vállalati élményutakat is. A megfelelő formátumot mindig az esemény céljához és a résztvevőkhöz igazítjuk. Más megoldás működik egy új csapat összekovácsolásánál, mint egy üzleti kapcsolat elmélyítésénél vagy egy fontos vállalati mérföldkő megünneplésénél.

A koncepció kidolgozásától a helyszíni lebonyolításig összehangoljuk a rendezvény feladatait. Ide tartozhat a helyszínkeresés, a catering, a programok és fellépők szervezése, a rendezvénytechnika, a transzfer, a szállás, a grafikai anyagok vagy a digitális regisztráció és beléptetés. Az együttműködés elején tisztázzuk a szükséges szolgáltatásokat és a feladatmegosztást. A célunk, hogy a szervezési részletek összehangolása helyett a vendégeidre és az esemény üzleti céljára figyelhess.

Amint körvonalazódott a rendezvény célja, várható létszáma és időszaka, érdemes elkezdeni az egyeztetést. A szükséges előkészítési időt a program összetettsége, a helyszínigény és a bevonni kívánt szolgáltatók elérhetősége is befolyásolja. A népszerű időpontok és helyszínek miatt különösen hasznos korán tervezni. Ha közel van a tervezett dátum, akkor is érdemes megkeresni minket: az aktuális lehetőségek alapján átbeszéljük, milyen megoldások jöhetnek szóba.

A létszám mellett az időpont, a helyszín, az esemény hossza, az étel- és italkínálat, a technikai igények és a programok határozzák meg a költségeket. Számíthat a szállás, az utaztatás, a dekoráció és az egyedi arculati elemek igénye is. Érdemes már az első egyeztetésen megadni egy tervezett költségkeretet és a legfontosabb prioritásokat. Így olyan megoldásokról beszélhetünk, amelyek a rendezvény céljához és a rendelkezésre álló kerethez is illeszkednek.

Elsőként a rendezvény célját, típusát, tervezett időpontját vagy időszakát, várható létszámát és költségkeretét érdemes megírni. Hasznos, ha tudjuk, hol szeretnéd megtartani, szükséges-e catering, technika, program, szállás vagy transzfer, illetve vannak-e már rögzített elképzelések. Jelezd azt is, ha valamelyik részletben rugalmas vagy. Nem szükséges kész forgatókönyvvel érkezned: a nyitott kérdéseket közösen is át tudjuk gondolni, hogy az ajánlat valóban a feladatról szóljon.

Az ajánlatkérésben jelezd, ha már kiválasztottál helyszínt, programot vagy olyan partnert, akivel szeretnél együtt dolgozni. Fontos tudnunk, mi van már lefoglalva, milyen szolgáltatásokat tartalmaz a megállapodás, és mely feladatokhoz keresel segítséget. Ezek alapján egyeztethetjük, hogyan illeszthetők össze a meglévő elemek a rendezvény többi részével. A szervezés elején érdemes tisztázni a kapcsolattartókat, a határidőket és a felelősségeket, hogy ne maradjanak gazdátlan feladatok.

Először a rendezvény célját, résztvevőit, kereteit és a megbízói elvárásokat egyeztetjük. Erre épül a koncepció, a szolgáltatások összeállítása és az előkészítés. A szervezés során összehangoljuk a programot, a helyszínt és a kapcsolódó feladatokat, a rendezvény napján pedig a megállapodás szerinti lebonyolítást végezzük. Az egyes döntéseknél az üzleti célokat és a vendégek élményét egyaránt szem előtt tartjuk. A részletes feladatmegosztást mindig az adott eseményhez igazítjuk.

A RESM saját rendezvényszervezési módszertanunk, amely a résztvevői élményt és az ügyfél üzleti céljait együtt vizsgálja. A rendezvény után a visszajelzések és az eredmények értékeléséből tanulságokat fogalmazunk meg, amelyeket a következő esemény tervezésénél hasznosítunk. Így a tapasztalatok nem vesznek el a projekt lezárásával. A cél egy tudatosan fejlődő rendezvénysorozat: jobban megalapozott döntésekkel, a vendégek igényeinek pontosabb megértésével és a szervezés folyamatos javításával.