Miért fontos a tökéletes helyszín kiválasztása?

A tökéletes – ámbátor semmiképpen sem üres – frázis a rendezvényszervezésben, hogy a megfelelő helyszín kiválasztása kulcsfontosságú az esemény sikeréhez. Ez esetben azonban tényleg a rendezvény ütőere a minden kívánalomnak megfelelő helyszín. Ott valósul meg a megbízó álma, a szolgáltatók komfortja, a mindenkit eltöltő jó érzés és a résztvevők, látogatók öröme, elégedettsége.

Érdemes a saját komfortérzetünkből, igényeinkből levezetni a helyszín kiválasztásának folyamatát is. Szeretsz kényelembe hazaérni? Az ajtóhoz közel parkolni, zavartalanul bejutni otthonodba, tiszta, jó illatú helyre érkezni? Finomakat enni, inni és teljes kényelemben érezni magadat, teljesen stresszmentesen? A rendezvény látogatói pontosan ugyanezt szeretnék érezni a rendezvényeden. A mi feladatunk a ma információáradatban fuldokló világában élő, munkájától stresszes látogatóink komfortba helyezése, a rendezvényen tartózkodásának lehető legkényelmesebbé tétele. A helyszín töltsön el minden érintettet örömmel és megelégedéssel!

A helyszín kiválasztásának folyamat természetesen egy sokváltozós egyenlet, valójában a rengeteg apró részlet és igény kombinációjaként áll össze. Lássuk hát az alapokat, milyen tényezőket kell figyelembe venni a helyszín kiválasztásánál.

A rendezvény céljának meghatározása

Olyan ez, mint amikor üzleti stratégiát alkotunk, össze kell tudnunk foglalni egy mondatban, mi is a célja a rendezvényünknek és abból kibontva a megbízónk (legyen az vállalaton belüli, vagy vállalkozóként külső cég) igényeit felmérve megtervezni, megszervezni és lebonyolítani a rendezvényt.

A cél meghatározása kiemelt jelentőséggel bír a rendezvény helyszínének megtalálásában is, hiszen nagyban befolyásolja azt.

Költségkeret

Álmodhatunk rózsaszín felhőket a konferenciaterem mennyezetére, italt kínálgató (kizárólag igazi) egyszarvúakat, ha mindezt a költségkeretünk nem engedi meg. A költségkeretünk komolyan befolyásolja a helyszín kiválasztását, ezért ezt már a rendezvény céljának meghatározása, a stratégia kialakítása során figyelembe kell venni.

Legtöbbször a költségkeret minimális mértékben rugalmas, ezért helyszín kiválasztása során a kékgalléros vagy fehéringes szolgáltatási szinteket is figyelembe kell vennünk. A költségkeret rugalmatlansága esetében a szolgáltatási szintek finomhangolásával tudunk megfelelő színvonalú helyszínt találni. Ne csak az ár legyen a döntő tényező, hanem az is, hogy az adott ár milyen szolgáltatási szintet és kényelmet nyújt, hogy minél jobb ár-értékarányt tudjunk elérni.

A helyszín által nyújtott szolgáltatások

A megfelelő audiovizuális eszközök, internetkapcsolat, világítás, hangrendszer és egyéb technikai megoldások alapvetőek lehetnek, különösen konferenciák, bemutatók vagy színházi előadások esetén. Ahogy a többi igényünk, úgy a technika meglétéről személyesen is meg kell győződnünk, ellenőrizzük, hogy szükség esetén a helyszín képes-e extra technikai támogatást biztosítani.

A helyszínnel egyeztetve vizsgáljuk meg, milyen szolgáltatások állnak rendelkezésre: catering, dekoráció, technikai személyzet, illetve szálláslehetőség a vendégek számára.

Annak is kérdésként kell felmerülnie, hogy ezeket a szolgáltatásokra van a kizárólagosság az adott helyen, vagy vihetjük saját, megszokott technikánkat, cateringünket? Ez a már kitapasztalt, megbízható beszállítói gárda miatt befolyásolhatja a rendezvény színvonalát, sikerességét.

Elhelyezkedés és megközelíthetőség

Alapkérdés, hogy helyileg hol szeretnénk megtartani a rendezvényt, a főváros gazdag infrastruktúrájában, annak korlátaival, vagy a vidéki környezet nyugalmában? Gondoljunk csak bele, munka után még hosszasan autóztatunk budapesti kollégákat egy vidéki helyszínre? Esti fogadás esetén, egy pohár bor elfogyasztása után a gépkocsival érkező kollégák hogyan jutnak haza?

Fontos, hogy a helyszín könnyen megközelíthető legyen a vendégek számára, legyen szó tömegközlekedésről, autós forgalomról vagy akár gyalogos elérhetőségről. A helyszín kiválasztása során ellenőrizzük előre a környék parkolási lehetőségeit, illetve olyan korlátozásokat, mint például forgalmi dugók vagy egyéb közlekedési nehézségek. Praktikus, ha a helyszín rendelkezik saját parkolóval.

Befogadóképesség, komfort, biztonság

A helyszínnek be kell tudnia fogadni a tervezett vendégek számát, és biztosítania kell a kényelmes elrendezést. Érdemes megvizsgálni, mennyire rugalmasan alakítható át a tér a rendezvény igényeihez (pl. ülésrend, színpad elhelyezés, kis csoportos részlegek kialakítása). Ugyanakkora vendégszám esetén is nagyban befolyásolja a térigényt, hogy széksoros ültetésről, álló fogadásról, körasztalos gálavacsoráról van szó az adott rendezvény esetében.

Persze pusztán az alapterületet figyelembe venni is hiba lenne. Gondoljunk arra, hogy a például a belmagasság mennyire befolyásolja a térérzetünket. A megfelelő belmagasság pl. a színpadi technikához is alapvető igény lehet. A nagy tér azt a komfortérzetet adja, ami a vendégek elégedettségét is befolyásolja.

A helyszínnek meg kell felelnie a helyi biztonsági előírásoknak, beleértve a tűzvédelmi rendszereket, evakuációs terveket és elsősegély lehetőségeket. Különösen fontos a fogyatékkal élők számára biztosított akadálymentesség, így mindenki számára kényelmes lesz az ott tartózkodás.

A helyszín rugalmassága, együttműködési képességei

Mi mindannyian emberből vagyunk, ki így, ki úgy kommunikál, segít a másiknak. A helyszín esetében azonban kiemelt jelentőségű a segítőkészen támogató kommunikáció, a megoldásra törekvő hozzáállás, hiszen a szervezés, lebonyolítás során a helyszín munkatársaival kell együttműködnünk, velük kell a rendezvényt a tökéletességre törekvő módon lebonyolítani. Hihetetlen milyen fontos a sikeres rendezvényhez a kiváló emberi, partneri kommunikáció megléte!

A megbízható és tapasztalt helyszín szolgáltató segíthet a gördülékeny lebonyolításban, és csökkentheti a szervezéssel járó stresszt. Honnan tudjuk, hogy egy helyszín megbízható e tekintetben? Érdemes utánanézni, milyen más rendezvényeket tartottak már az adott helyszínen, és milyen visszajelzéseket adtak korábbi szervezők.

Olyan helyszínt válasszunk, ahol az igényeinkhez igazítják a teret, akár a belső tér átrendezésében, akár a dekoráció, akár a technikai megoldások személyre szabásában.

A rendezvények tematikája miatt ügyeljünk arra is, hogy olyan helyszín szolgáltatót válasszunk, aki rugalmasan rendelkezésünkre áll a változások vagy különleges kérések esetén is.

A helyszín illeszkedő stílusa és atmoszférája

A helyszín stílusa, atmoszférája és hangulata befolyásolja a rendezvény sikerét, az rendezvény témájához és a vendégek elvárásaihoz illeszkedő környezet pedig fokozza az élményt és legvégül az elégedettséget.

Az enteriőr, a kültéri területek vagy a történelmi jelleg mind-mind hozzájárulhatnak az esemény exkluzivitásához vagy autentikusságához. Fontos lehet, hogy a helyszín harmonizáljon a vállalat arculatával, tevékenységével és a rendezvény tematikájával. Egy történelmi múltú vállalat esetében egy konzervatív, klasszikus épületet, míg egy feltörekvő technológiai startup esetében egy ultramodern helyszínt érdemes választani.

És ezek mindössze a helyszín kiválasztásának nem is teljeskörű alapvetései, mindegyik megemlített szempont temérdek apró részletből áll össze. Amennyiben nem boldogulsz a helyszín kiválasztásában, profi csapatunk gondoskodik rólad, segít a rendezvényedhez tökéletesen megfelelő helyszín kiválasztásában, keress minket bátran!